PROFESSIONAL ADD-ON PLUS ADD-ON
Profilhåndtering øger sikkerheden og gør arbejdsrutinerne i nShift Delivery mere effektive. Kontrol af brugerrettigheder og adgang til information gør det muligt at forme hver brugers arbejdsmåde.
Tip
For at få så meget ud af profilhåndtering som muligt er det vigtigt, at du tænker over dine behov allerede fra begyndelsen. Udgangspunktet skal altid være den arbejdsmåde, som anvendes eller skal anvendes i virksomheden eller organisationen.
Det er vigtigt at kende til de centrale begreber inden for profilhåndtering, og hvordan de hænger sammen.
-
Konto er det højeste niveau i hierarkiet, dvs. virksomhedens eller organisationens konto.
-
Profilgrupper kontrollerer adgangen til information.
-
Roller regulerer retten til at udføre forskellige opgaver.
-
Profiler er en kombination af informationsadgang og rettigheder.
Konto
Kontoen repræsenterer ikke et individ. Det er en konto for en virksomhed eller en organisation, der har et bruger-ID, som skal anvendes af alle brugere.
Profilgruppe
En profilgruppe styrer, hvilken information, der er tilgængelig for profilen, som tilhører profilgruppen, f.eks. afsender, modtager og forsendelseshistorik gemt i egen profilgruppe.
Profilgrupper har ikke adgang til hinandens information, med undtagelse af den information som findes i basisprofilgruppen.
Rolle
En rolle er en samling rettigheder, dvs. hvilke opgaver en bruger har tilladelse til at udføre.
I bedste fald kan forskellige roller udføre forskellige opgaver og tildeles da forskellige profiler.
Profil
Profiler beskrives bedst som forskellige funktioner inden for en virksomhed, som repræsenteres af en eller flere brugere.
Hver profil tildeles et profil-ID og en adgangskode, som skal bruges sammen med et bruger-ID for at logge ind i nShift Delivery. Hvert profil-ID skal være unikt.
Hver profil tilhører en profilgruppe og kan tildeles en eller flere roller.
Basisprofilgruppe, basisrolle og basisprofil
Når en konto oprettes, har den:
-
en basisprofilgruppe der har adgang til alle data på kontoen, også information, som er gemt i andre profilgrupper.
-
en basisrolle der har ret til at udføre alle typer af opgaver på kontoen.
-
en basisprofil der er en administrativ profil, der hører til basisprofilgruppen og som har fået tildelt basisrollen.
Bemærk
Navnet på basisprofilgruppen, basisrollen og basisprofilen afhænger af den region, som din konto tilhører.
Administratoren
Basisprofilen er per definition kontoens administrator.
Administratoren administrerer profilgrupper, profiler og roller i nShift Delivery og er ansvarlig for profil-ID’er og adgangskoder.
-
Anbefalingen er at udpege mere end en (1) bruger som administrator, afhængig af virksomheden eller organisationens størrelse. For eksempel tre (3) administratorer, som kan erstatte hinanden.
-
Administratorer bør være kontaktperson for kontoen. De vil så være berettiget til at modtage support på sager relateret til profilhåndtering og er også ansvarlige for den interne støtte til organisationen.
Delt information
Nogle oplysninger, der er gemt i basisprofilgruppen, er synlige, men kan ikke redigeres, for andre profilgrupper. Det letter administrationen, da du kan centralisere din adressebog, lave udskriftsfavoritter én gang og dele dem med andre osv.
Forsendelses- og bookinghistorik i basisprofilgruppen deles ikke med andre profilgrupper.
Informationer, som deles er:
-
Adressebog (afsendere og modtagere)
-
Artikelregister
-
Udskriftsfavoritter
-
Søgefavoritter
-
Skabeloner til email-preadvisering
-
Track and Trace-skabeloner
Bemærk
Profilgrupperegler kan i øjeblikket anvendes forskelligt på tværs af funktioner. For yderligere oplysninger om ordrekanaler, se Ordrekanaler.
Tip
Indstillinger kan foretages på konto-, profilgruppe- eller profilniveau.
Når du opsætter profilhåndtering, starter du med profilgrupper og roller. Opret derefter profiler i profilgruppen og tildel dem roller.
Anvend søgefunktionen, hvis du vil vise, ændre eller fjerne en profilgruppe.
Tip
Du skal knytte mindst én afsender til profilgruppen. Enten ved at oprette en ny afsender i profilgruppen eller ved at knytte en eksisterende afsender til profilgruppen.
Gå til > .
Anvend søgefunktionen, hvis du vil vise, ændre eller fjerne en rolle.
-
Gå til > .
-
Klik .
-
Vælg en profilgruppe.
-
Giv profilen et navn og en adgangskode.
Pas på
-
Adgangskoden skal være mellem 8 og 32 tegn og indeholde mindst et bogstav og et tal.
-
Kun a-z, A-Z og 0-9 er tilladt.
-
Ingen sammenhængende bogstavs-, tal eller tastatursekvenser på mere end tre (3) tegn er tilladt. For eksempel er ABCD2222, AAAA1234 og QWERTY22 ikke gyldige adgangskoder.
-
Adgangskoder er kun synlige, når de oprettes. Når du klikker , krypteres de og kan ikke læses som tekst.
-
Anvend for at lave en gyldig og sikker adgangskode.
-
-
Indtast en gyldig e-mailadresse, hvis du vil bruge MFA (multi-faktor-autentificering).
Bemærk
Multifaktorgodkendelse (MFA) er en sikkerhedsmetode, der kræver, at brugere bekræfter deres identitet med to eller flere faktorer, før de får adgang til en applikation. MFA hjælper med at beskytte mod adgangskodeangreb, styrke kontosikkerheden og understøtte overholdelse af databeskyttelseskrav som GDPR.
Den e-mailadresse du angiver vil modtage den autentificeringskode, der er nødvendig for at logge ind med MFA.
-
Tildel profilen en eller flere roller.
Anvend søgefunktionen, hvis du vil vise, ændre eller fjerne en profil.
Du kan oprette en udskriftsfavorit, som alle profiler i en profilgruppe kan bruge, i stedet for at oprette separate udskriftsfavoritter for hver profil.
Det kan f.eks. være nyttigt, hvis du har forskellige forretninger, der har de samme rettigheder og adgang til oplysninger, men som sender fra forskellige afsendere.
Bemærk
Afsenderne skal have kvik-id'er, som bruges til at knytte den rette afsender til hver enkelt profil.
-
Gå til > .
-
Tryk på .
-
Tryk på i Afsendere og modtagere-sektionen.
-
Vælg Predefineret værdi fra profil indstillinger fra rullemenuen i feltet Standard afsender i afsnittet Afsender.
-
Markér afkrydsningsfeltet Låst for at forhindre brugen af den forkerte afsender.
-
Gå til > .
-
Søg efter profilen, og klik på
til venstre for profilen.
-
Klik på .
-
Klik på i afsnittet Diverse indstillinger.
-
Indtast afsenderens kvik-id i feltet Afsender.